In het kader van het controle- en certificatiesysteem worden gebreken opgespoord en aangepaste sancties toegepast. Daarbij krijgen de betrokken marktdeelnemers steeds de mogelijkheid om te reageren en zich aan te passen.
Sancties van openbaar belang
Voor een sanctie wordt opgelegd, worden tal van partijen gehoord en heel wat stappen gezet. Dat is een garantie dat de uiteindelijke beslissing zo rechtvaardig mogelijk wordt genomen, zowel voor de marktdeelnemer als voor de consument. De beslissingen worden onpartijdig genomen. Ze zorgen ervoor dat niet alleen de marktdeelnemer zelf, maar ook andere marktdeelnemers en consumenten zich bewust worden en hun maatschappelijke verantwoordelijkheid opnemen.
Sommige beslissingen kunnen zware gevolgen hebben voor de marktdeelnemer. Maar als die sancties niet zouden bestaan, kan de economische impact nog zwaarder zijn voor de volledige sector. Bovendien zou er dan sprake zijn van oneerlijke concurrentie ten opzichte van de marktdeelnemers die de bioreglementering wel naleven. Marktdeelnemers die de bioprincipes niet correct toepassen, brengen niet alleen zichzelf maar de volledige biosector in moeilijkheden.
Garantie voor de ernst van de biosector
De toepassing van sancties vormt een garantie voor de ernst van de biosector. Wanneer de controleur non-conformiteiten vaststelt en er daarover een meningsverschil ontstaat, mag de marktdeelnemer zijn standpunt ook uiten. Op die manier ontstaat er een dialoog. Het verslag waarin de non-conformiteiten worden opgesomd, geldt bovendien als een engagement om ze te verhelpen. Het is van groot belang dat de marktdeelnemer dat verslag ondertekent en indien nodig schriftelijk laat weten dat hij het niet eens is met de inhoud ervan.
Een nauwkeurig sanctiebarema
De sancties worden opgelegd op basis van het controleverslag dat de marktdeelnemer heeft ondertekend. De overheid legt het sanctiestelsel wettelijk vast. De sancties worden bepaald volgens een barema dat rekening houdt met de ernst van de feiten. Ze variëren van een gewone opmerking of vraag om verbetering tot het volledige verbod om bioproducten te verkopen.
Om een rechtvaardige beslissing te kunnen nemen, voorziet het certificatiesysteem in een strikte scheiding tussen de controle en de certificatie.
Elk heeft zijn eigen rol:
- De controleur observeert, brengt verslag uit en identificeert. Hij neemt , maar beslist niet over sancties.
- De certificatieverantwoordelijke neemt de beslissingen over de certificatie. Ook op dit niveau worden de beslissingen gegarandeerd objectief genomen, aangepast aan het type en de omvang van de non-conformiteit. Deze beslissingen hangen namelijk niet af van één persoon, aangezien een team van experten instaat voor de certificatie.
Indien een marktdeelnemer zou veranderen van controleorgaan, houdt het nieuwe orgaan rekening met de sancties van het oude. Daarvoor wisselen de controleorganen gegevens met elkaar uit. Dankzij het sanctiebarema en het rooster van non-conformiteiten krijgen de marktdeelnemers de kans om stap voor stap de regels correct toe te passen in plaats van dat ze een sanctie opgelegd krijgen, zelfs als een declassering van loten of percelen noodzakelijk is.
Een progressief barema van non-conformiteiten
1. Opmerkingen
Gewone opmerking: de gewone opmerking wordt gebruikt bij kleine onregelmatigheden of gebreken van de marktdeelnemer die duidelijk onopzettelijk zijn.
Vraag om verbetering: de vraag om verbetering verduidelijkt de vastgestelde onregelmatigheid, de verwachte verbetering en de termijn waarbinnen die verbetering moet gebeuren.
Vraag om verbetering met schriftelijk engagement: zelfde toepassing als de vraag om verbetering maar met een schriftelijk engagement ondertekend door de marktdeelnemer.
2. Waarschuwing
Bij een waarschuwing hoort steeds een vermelding van de sanctie die zal worden toegepast als de marktdeelnemer er geen rekening mee houdt. Wanneer een marktdeelnemer niet ingaat op een vraag om verbetering binnen de vastgelegde termijn, volgt steeds een waarschuwing.
3. Verscherpte controle
Na een waarschuwing vindt systematisch een verscherpte controle De kosten van de verscherpte controle zijn voor de marktdeelnemer.
4. Declassering en schorsing
Declassering perceel: declassering van een bepaald perceel voor een bepaalde tijd.
Declassering lot: definitieve declassering van een bepaald batch.
Schorsing product: verbod om een bepaald producttype met verwijzingen naar de biologische productiemethode voor een bepaalde tijd te verkopen.
Schorsing bedrijf: verbod om alle producten met verwijzingen naar de biologische productiemethode voor een bepaalde tijd te verkopen.
De interne beroepsprocedure bij CERTISYS®
Wanneer de marktdeelnemer een certificatiebrief ontvangt met de certificatiebeslissing, kan hij in beroep gaan. Alleen de marktdeelnemer (natuurlijke persoon of rechtspersoon) kan een beroepsaanvraag indienen. Hij kan in beroep gaan tegen elke certificatiebeslissing van CERTISYS®.
Om ontvankelijk te zijn, moet de beroepsaanvraag worden ingediend bij CERTISYS® (kwaliteitsdienst):
- via een aangetekende brief;
- binnen 14 dagen vanaf de verzendingsdatum van de certificatiebrief; en
- naar behoren gemotiveerd zijn (nieuwe elementen waarvan CERTISYS® nog niet op de hoogte was).
Als het beroep ontvankelijk is, wordt het bestudeerd in bemiddeling. Een team bij CERTISYS® komt dan samen en bestudeert het beroep op basis van de nieuwe elementen die de marktdeelnemer aanbrengt.
Dat team bestaat uit één of meerdere vertegenwoordigers van de kwaliteitsdienst, de certificatiedienst en de controledienst. De personen die betrokken waren bij de controle die tot de sanctie heeft geleid waartegen de marktdeelnemer in beroep gaat, nemen deel aan de bemiddeling maar worden niet betrokken bij de beslissing.
De marktdeelnemer kan op zijn verzoek door CERTISYS® worden gehoord. In bepaalde gevallen moet CERTISYS® de toestemming krijgen van de overheid om de sanctie te wijzigen. Als de bemiddeling leidt tot de wijziging van de sanctie, past CERTISYS® de certificatiedocumenten aan en bezorgt ze aan de marktdeelnemer. Het resultaat van de bemiddeling wordt steeds binnen 15 dagen aan de marktdeelnemer meegedeeld.
Na afloop van deze procedure heeft de marktdeelnemer nog de mogelijkheid om administratief in beroep te gaan bij de bevoegde overheden. Daartoe moet de marktdeelnemer zijn verdedigingsmiddelen aangetekend opsturen naar het bevoegde ministerie, binnen 30 dagen na de datum van de verzending van de brief van CERTISYS®.
