Diensten

CERTISYS splitst haar activiteiten op in 5 diensten: controle, certificering, kwaliteit, administratie, communicatie en international. Ze worden geleid door een directiecomité en de vergadering van aandeelhouders. Blaise Hommelen is de directeur, hij wordt ondersteund door een directieteam.

  • Controledienst

    Organigram van Certisys Organigram van Certisys(pdf)
    Onderzoek en terreinbezoeken

    De controledienst verzamelt de gegevens die noodzakelijk zijn voor het nemen van beslissingen en om de conformiteit van een product tegenover de norm te evalueren.
    De controles worden verricht door een team van controleurs die gespecialiseerd zijn in fruitteelt, veeteelt, akkerbouw, import en die ook specifieke bekwaamheden verwerven op het vlak van catering, distributie of verkoop.

    Dit team werkt onafhankelijk van het team dat certificeert.
    De controles gebeuren in heel België, het Groothertogdom Luxemburg en in de landen waar CERTISYS officieel erkend is voor het verrichten van controles, zoals in West-Afrika (Mali, Senegal, Burkina Faso, Ghana) waar CERTISYS opereert in samenwerking met plaatselijke controleurs.
    Deze dienst is multicultureel en de controles verlopen in de 3 landstalen.

  • Certificatiedienst

    Certificatie en sancties

    De certificatiedienst bepaalt of er overeenstemming is tussen de vastgestelde situatie en de vastgelegde normen.

    Het team levert een toelating tot verhandelen af indien het productiesysteem geschikt is om conforme BIO-producten op te leveren.

    Het behandelt afwijkingen in samenwerking met de Gewesten, stelt de certificaten, de lotcertificaten enz. op.

  • Kwaliteitsdienst

    Normen, procedures en analyses

    De kwaliteitsdienst ontwikkelt de mechaniek van CERTISYS en vergewist zich ervan dat het functioneert. Dit team is verantwoordelijk voor het uitwerken van werkprocedures in overeenstemming met de internationale normen die aan certificatieorganen worden opgelegd, en het ziet toe op de toepassing ervan.

    Het stelt jaarlijkse werkingsverslagen op voor alle instanties die CERTISYS superviseren (BELAC, het ministerie, enz.).
    Het beheert de interne en externe audits (BELAC, NOP) en volgt de corrigerende acties na die audits op. Ook houdt dit team zich bezig met de follow-up van klachten, beroepsprocedures en de follow-up van analyses. In het verlengde van die opdracht werkt de kwaliteitsdienst nauw samen met de certificatiedienst, die de eindbeslissing neemt die tot een eventuele sanctie leidt. De kwaliteitsdienst houdt de kwaliteitshandboek up to date, een essentieel basisdocument waarin de werking van CERTISYS tot in de details beschreven staat.

    Deze dienst neemt heel het aanwervingsproces voor zijn rekening, van de selectie der kandidaten tot het omschrijven van de job en het opstellen van een opleidingsplan. De kwaliteitsdienst kwijt zich van nog andere taken, in combinatie met de overige diensten van CERTISYS: het organiseren en opstarten van de vergaderingen van de directie en van de controleurs, van de maandelijkse administratieve vergaderingen, enz.

    Al dat werk is maar mogelijk dankzij ons computersysteem, dat onze databank met contactgegevens, onze databank met marktdeelnemersgegevens en alle originele documenten van CERTISYS (vragenlijsten, lastenboeken, enz.) bijhoudt. Het systeem maakt met name de output van gegevens mogelijk voor de controleursmandaten, de jaarverslagen, de statistieken. Onze marktdeelnemers vinden op het intranet al hun eigen documenten online.

  • Dienst Support

    Onthaal en dossierbeheer

    De mensen op deze dienst houden zich bezig met onthaal en begeleiding van nieuwe marktdeelnemers en volgen de dossiers van gecertificeerde marktdeelnemers. Concreet houden zij zich bezig met:

    Het intern administratief beheer: beheer van het wagenpark, van verzekeringen, loonadministratie, bestellingen van kantoormateriaal, financieel beheer, organisatie van beurzen, bijhouden van de bibliotheek en van alle documenten.

    De follow-up en de dienstverlening aan gecertificeerde marktdeelnemers: telefoons en briefwisseling beantwoorden, facturatie, betalingen opvolgen, afwijkingen, certificaten en mailings verzenden, afwijkingen invoeren, transactiefiches en contracten coderen en klasseren, analyses opvolgen, stalen verzenden naar laboratoria enz.

    Begeleiding van potentiële marktdeelnemers: verzending van documentatie naar nieuwe marktdeelnemers, voorbereiding van de mappen die elke marktdeelnemer krijgt, beheer van contracten en aangiften van nieuwe marktdeelnemers.

    Communicatiemiddelen en zichtbaarheid

    De communicatiedienst ontwikkelt en onderhoudt het imago van CERTISYS met behulp van panelen, affiches, vlaggen, zelfklevers enz. en voldoet aan de informatie- en communicatiebehoeften van de marktdeelnemers.

    Intern informeert hij wekelijks alle medewerkers over actuele ontwikkelingen in BIO. De dienst beheert de website en het intranet en houdt ze up to date. Hij stelt technische nota's, praktische gidsen over de regelgeving en jaarverslagen op. Hij deelt wijzigingen i.v.m. de BIO-regelgeving en evoluties in de sector mee in de jaarlijkse nieuwsbrieven. De dienst zorgt voor communicatiemiddelen (zoals het CERTISYS-logo, mini-affiches, tassen, balpennen, notitieblokken enz.) en stelt ze ter beschikking van marktdeelnemers en van het grote publiek.

    Hij coördineert interne evenementen (personeelsfeesten, fairtrade@work, teambuildings), organiseert specifieke informatiedagen ten behoeve van onze marktdeelnemers (over import, over pesticiden) en staat eveneens in voor onze aanwezigheid op nationale en internationale BIO-evenementen (beurzen, infodagen, conferenties, bioweek…).

  • Internationaal dienst

    Erkend door de EU voor controles buiten Europa

    De Dienst Internationaal zorgt voor certificatie in landen buiten de EU, voornamelijk in West-Afrika. Certisys werkt er met locale landbouwingenieurs om een aangepaste, snelle en efficiente dienstverlening te kunen verzorgen. Deze certificatie zorgt ervoor dat bio producten uit die landen in de EU kunnen geimporteerd worden.