Departments

CERTISYS divides its activities between 6 departments: inspection, certification, quality, administration, communication and international. Its activities are overseen by a management committee and an assembly of partners. It is headed up by Blaise Hommelen, supported by his management team.

• Inspection Department

  Diagram Certisys(pdf)

  Controls and on-the-post visits

  Le service contrôle consiste à récolter les informations qui seront nécessaires à la prise décision et à évaluer la conformité du produit par rapport à la norme.
  Les contrôles sont pratiqués par une équipe de contrôleurs spécialistes en arboriculture, en élevage, en grandes cultures, en importation, qui développent aussi des compétences particulières dans les domaines de la restauration ou de la distribution et la vente.

  Cette équipe est indépendante de celle qui pratique la certification.
  Les contrôles se déploient dans toute la Belgique, au Grand-Duché de Luxembourg et dans les pays où CERTISYS est reconnu officiellement pour faire des contrôles, comme en Afrique de l’ouest (Mali, Sénégal, Burkina Faso, Ghana) où CERTISYS travaille en coopération avec des contrôleurs locaux.
  Ce service est multiculturel et  les contrôles se réalisent dans les 3 langues nationales.

  

• Certification Department

  Certification and sanctions

  Le service de certification établit s'il y a correspondance entre la situation observée et les normes établies.

  L’équipe délivre une autorisation de commercialisation si le système de production est apte à élaborer des produits BIO conformes.

  Elle traite les dérogations en collaboration avec les Régions. Elle établit les certificats, les certificats de lots, etc.

   

• Quality Department

  Standards, procedures and analyses

  Le service qualité développe la mécanique de CERTISYS et s’assure qu’elle fonctionne. L’équipe est responsable de la mise en place des procédures de travail qui respectent les normes internationales s'imposant aux organismes certificateurs, et surveille son application.

  Il réalise des rapports d’activité annuels à toutes les instances qui supervisent CERTISYS (BELAC, le Ministère, etc).
   Il gère des audits internes et externes (BELAC, NOP), ainsi que le suivi des actions correctives de ces audits. Il s’occupe également du suivi des plaintes et procédure d’appel, et le suivi des analyses. Dans la continuité de cette tâche, le service qualité travaille en lien étroit avec le service certification, qui prend la décision finale amenant à une sanction éventuelle. Il met à jour le manuel assurance qualité, un document de base essentiel qui détaille le fonctionnement de CERTISYS.

  Ce service s’occupe de tout le processus de recrutement, depuis la sélection des candidats jusqu’à la définition du poste, en passant par l’établissement d’un plan de formation. Le service qualité assure aussi d’autres tâches en liaison avec l’ensemble des services de CERTISYS, telles que l’organisation et la mise en route des réunions de direction, des réunions de contrôleurs, et des réunions administratives mensuelles...

  Tout ce travail peut se réaliser grâce à notre système informatique qui gère notre base de données contacts, notre base de données opérateurs et tous les documents originaux de CERTISYS (questionnaires, référentiels techniques, etc.). Ce système permet notamment d’extraire des données pour les mandats des contrôleurs, les rapports annuels, les statistiques.
  Nos opérateurs retrouvent sur l’intranet tous leurs documents en ligne

   

  

• Communication Department

  Communication and visibility tools

  Le service communication développe et entretient l’image de CERTISYS au travers de panneaux, posters, drapeaux, autocollants etc. et répond aux besoins d’information et de communication des opérateurs.

  Il informe, en interne, tous les collaborateurs chaque semaine de l’actualité du BIO. Il gère et met à jour le site web et l’intranet. Il rédige des notes techniques, des guides pratiques sur la réglementation, les rapports annuels. Il communique les modifications sur la règlementation BIO et les avancées du secteur dans les newsletters annuelles. Il réalise et met à disposition des opérateurs et du grand public des outils de communication comme le logo CERTISYS, les affichettes, des sacs, des bics, des bloc notes, etc.

  Il coordonne les évènements internes (fêtes du personnel, fairtrade@work, teambuildings), organise des journées d’information spécifiques à destination de nos opérateurs (importations, pesticides) et assure également une présence aux évènements BIO nationaux et internationaux (salons, foires, journées d’information, conférences, semaine bio).

   

• Administrative Department

  Help desk and administrative services

  Les personnes de ce service s’occupent d’accueillir et guider les nouveaux opérateurs et de suivre les dossiers des opérateurs certifiés. Elles s’occupent plus précisément :

  De la gestion administrative en interne : gestion des véhicules, des assurances, des salaires, commande de matériel de bureau, intendance, organisation des foires, mise à jour de la bibliothèque et des documents.

  Du suivi et des services aux opérateurs certifiés: Réception téléphonique et des courriers, facturation, suivi des paiements, envoi des dérogations, des certificats, des mailings, encodage des dérogations, classement des fiches de transaction et contrats, suivi des analyses, départ des échantillons vers les labos,  etc.

  De l’accompagnement des opérateurs potentiels: envoi de documentation aux nouveaux opérateurs, préparation de classeurs offerts à chaque nouvel opérateur, gestion des contrats et notifications des nouveaux.

  

• International Department

  EU recognition for international inspection

  Le service international propose la certification dans des pays hors UE, principalement en Afrique de l'Ouest. Certisys y travaille avec des agronome locaux pour pouvoir offrir un service adapté, rapide et efficace. La certification permet l'importation en Europe des produits certifiés en tant que bio.